Ideenmanagement Software: ideeOffice
Die Koblank ® e-Ideenmanagement Software ist bei
weit über 400 verschiedenen Firmen im In- und Ausland im Einsatz.
ideeOffice ist eine Windows Software zur
zentralen und/oder dezentralen
Abwicklung des Ideenmanagements.
e-Ideenmanagement Software
Koblank ® e-Ideenmanagement ist eine e-Ideenmanagement Software im tatsächlichen
Sinne des Wortes:
Verschiedenste Ideen, also beispielsweise
- Zentrales BVW, dezentrales BVW und Mischformen
- Qualitätszirkel und KVP
- Fehlerhinweise und Reklamationen
- Arbeitnehmererfindungen
können mit dieser Software effizient, in einer einheitlichen Ideen-Datenbank, aber mit
verschiedenen Strategien papierlos abgewickelt werden.
Extrem flexibel
ideeOffice ist eine extrem anpassungsfähige Ideenmanagement Software.
Sie deckt unterschiedlichste firmenspezifische, in der jeweiligen Betriebs- oder Dienstvereinbarung festgelegte
Rahmenbedingungen und Abläufe flexibel ab. Darum konnte sie sich derart
erfolgreich auf dem Markt durchsetzen.
Ein Teil der ideeOffice Anwender wickelt mehrere tausend Vorschläge
pro Jahr mit ideeOffice ab: Teils zentral, teils dezentral, teils integriert
mit Qualitätszirkeln und KVP.
Viele ideeOffice Anwender sind nebenamtliche BVW-Beauftragte mit 50 oder
100 Vorschlägen pro Jahr: Wer neben Verbesserungsvorschlägen auch noch andere
Aufgaben zu betreuen hat, kann sich bei der IT-Unterstützung nicht mit halben
Sachen begnügen, sondern braucht maximale Entlastung bei den Routinearbeiten.
In regelmäßigen Abständen finden Anwender-Workshops
zum Erfahrungsaustausch und zur
Diskussion neuer Tendenzen im Ideenmanagement statt. Die Koblank GmbH greift auf diese Weise
auf das Know-how zahlreicher Fachleute zu.
ideeOffice Programmgruppe
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ideeCenter
ideeCenter ist die Schaltzentrale des Ideenmanagements. Die Ideen der
Mitarbeiter können mit diesem Programm zentral oder dezentral vor Ort verwaltet werden.
Bei neuen Ideen wird die Idee-Nr. innerhalb des vom Anwender frei gestaltbaren Nummernkreises automatisch vergeben. Da mit Ausnahme der Kurzbeschreibung alle Angaben einfach nur in Auswahllisten angeklickt zu werden brauchen, ist eine neue Idee
einschließlich Einreichern und Gutachtern in weniger
als einer Minute erfasst. Der Anwender entscheidet selbst über Muss- und Kannfelder. Ziel,
Status und die beiden freien Felder sind Beispiele für Klassifizierungen, die ganz
individuell eingerichtet werden können.
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Weitere Erfassungsmöglichkeiten mittels Einscannen, mittels automatischer Übernahme aller Angaben aus einer per E-Mail eingereichten Idee sowie mittels Einreichung über das Intranet sind weiter unten beschrieben.
Zeiteinsparungspotentiale reduzieren sich jedoch nicht auf die Erfassung einer Idee: Sie ergeben sich vor allem im Rahmen der weiteren Bearbeitung.
ideeCenter: Einreicher
Zu einer Idee können beliebig viele Einreicher erfasst werden. Die gesamte
Historie ist auf einen Blick sichtbar. Der Eingangs- und der Zwischenbescheid im
folgenden Beispiel wurden durch Automatismen ohne jegliche manuelle Tipparbeit generiert.
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ideeCenter: Gutachten
Zu einer Idee können beliebig viele Gutachten eingeholt werden. Die gesamte
Historie pro Gutachten ist auf einen Blick sichtbar.
Die Terminverfolgung kann täglich, wöchentlich, monatlich oder zu beliebigen Zeitpunkten erledigt werden: Alle überfälligen Gutachten erhalten dann vollautomatisch, also ohne dass es für den Ideenmanager Arbeit macht, eine Mahnung, die als Papier oder als Mail versandt werden kann. Eine
kurze Durchlaufzeit ist einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren im Ideenmanagement.
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ideeCenter: Links auf ergänzende Dokumente
Auf Papier eingereichte Vorschlagsformulare können eingescannt,
papierlos archiviert und mit der jeweiligen Idee über einen Link verknüpft werden.
Das gleiche gilt für Skizzen, digitale Fotos oder Grafiken,
die beispielsweise einer über E-Mail eingereichten Idee als Anhang
beigefügt sein können.
Ebenso können Kalkulationen (z.B. Microsoft Excel), ausführliche Texte (z.B. Microsoft Word),
Inhalte oder Anhänge von E-Mails (z.B. Lotus Notes), HTML-Dateien, PDF-Dokumente
oder beliebige andere Dateien mit der Idee verknüpft werden. Die Zahl der Links zu
einer Idee ist durch die Vorgangsstruktur unbegrenzt.
Die papierlose Bearbeitung und Archivierung von
Verbesserungsvorschlägen ist inzwischen bei
vielen Unternehmen Realität geworden.
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ideeCenter: Ideen per E-Mail einreichen
Ideen können - auch ohne direkten Intranet-Zugang mittels
ideeNet ® - in einer maschinell
in die Ideendatenbank importierbaren Form per Mail eingereicht
werden. Dazu kann der Ideenmanager mit wenigen Handgriffen ein Microsoft Word Formular einrichten
und es auf einen für Firmen-Formulare vorgesehenen Server kopieren, wo es den mit
Computern ausgestatteten Mitarbeitern zugänglich ist.
Die Einreicher können dieses Formular ausfüllen
und ihren Vorschlag an das Ideenmanagement oder den Vorgesetzten mailen.
Das Mail kann anschließend der jeweiligen Idee als Original zugeordnet und elektronisch
archiviert werden. Sein Inhalt kann einschließlich den Einreicherangaben zur weiteren
Bearbeitung
vollautomatisch mit einem einzigen Mausklick in die Datenstruktur der
Ideen-Datenbank eingefügt
werden. Ein mit Word gestaltetes, für die vollautomatische Datenübernahme geeignetes und
beliebig modifizierbares Beispielformular ist im Lieferumfang enthalten.
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ideeCenter: Ideen per E-Mail begutachten
Ideen können - auch ohne direkten Intranet-Zugang mittels
ideeNet ® - auch papierlos per E-Mail begutachtet
werden. Dazu kann der Ideenmanager mit wenigen Handgriffen seine
Gutachtenanforderungs-Briefvorlage,
die bei Bedarf vollautomatisch per E-Mail versendet oder am Drucker gedruckt wird, in ein direkt vom Gutachter
ausfüllbares Microsoft Word Formular umgestalten.
Der jeweilige Gutachter kann dieses Formular online ausfüllen und sein Gutachten an
das Ideenmanagement zurückmailen.
Das zurückgemailte Gutachten kann als Original der jeweiligen Idee zugeordnet und elektronisch
archiviert werden.
In dem folgenden Beispiel-Formular müssen vom Gutachter lediglich die grau unterlegten Felder
ausgefüllt werden, der Rest wird automatisch erzeugt:
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ideeCenter: Schnelles Suchen
Ideen können in der Ideen-Datenbank auf viele Arten gezielt gesucht und schnell wiedergefunden werden. Schneller Überblick und Transparenz ganz ohne Papierkram und Stöbern in Aktenschränken.
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ideeCenter: Automatische Briefe
Per Knopfdruck, also ohne jedesmal in einer Textkonserve die Idee-Nr., die Adresse oder andere
variable Daten eintippen zu müssen, werden die Briefe, sofern beim jeweiligen Ideetyp erforderlich,
vollautomatisch und ohne dass es für den Ideenmanager Arbeit macht
per E-Mail versendet oder am Drucker gedruckt. Pro Mitarbeiter kann festgelegt werden, ob
Briefe an diesen Adressaten per E-Mail versendet oder
am Drucker gedruckt werden sollen.
Die erforderlichen Briefe können sofort nach dem Erfassen einer neuen Idee
per E-Mail versendet oder am Drucker gedruckt werden.
Noch effizienter ist es, erst alle Vorgänge zu erfassen und später
in einem Stapel alle Briefe
per E-Mail zu senden oder am Drucker auszudrucken.
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ideeCenter: Umfassendes Reporting
Weit über hundert aussagefähige Reports können
mit ideeCenter in Form detaillierter Übersichten,
aber auch in Form verdichteter Statistiken und Analysen abgerufen werden. So werden
Daten zu Informationen.
Umfassende Auswertungen z.B. nach Vorschlägen aus bestimmten Bereichen, mit bestimmten
Zielen, Erfolgskontrollen von Aktionen sind per Tastendruck abrufbar. Viele Reports
enthalten grafische Auswertungen, die beispielsweise als Kreis-, Balken- oder
3D-Diagramme dargestellt werden können. Auf Grund der offenen
Datenbankarchitektur
(standardmäßig: Microsoft Access, optional: Microsoft SQL Server) sind individuellen
Auswertungswünschen keinerlei
Grenzen gesetzt.
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Reports können in verschiedene Dateiformate, beispielsweise auch in eine Excel-Datei ausgegeben werden:
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ideeCenter: Mitarbeiterdaten
Anschrift und andere für die Bearbeitung zwingend erforderliche Personaldaten
der Einreicher und Gutachter werden nur einmal in einer Mitarbeiterdatei erfasst
und können anschließend sofort über Mitarbeiter-Nr. oder Name
abgerufen werden. Ein neuer Mitarbeiter ist auf Grund intelligenter Voreinstellungen in weniger als einer Minute erfasst.
Der Anwender entscheidet selbst über Muss- und Kannfelder. Entgelt und die fünf freien Felder sind Beispiele für
Klassifizierungen, die ganz individuell eingerichtet werden können.
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ideeCenter: Assistenten
Intelligente Assistenten liefern mit wenigen Mausklicks
ein fertiges und fehlerfreies Ergebnis, das sonst nur mit hohem Aufwand
und vielen einzelnen Menü-Befehlen machbar wäre.
Beispiel: Der Assistent "Mahnungen für überfälligen Gutachten erstellen"
- sucht automatisch alle Ideen mit überfälligen Gutachten
- fügt automatisch bei jedem überfälligen Gutachten einen Vorgang mit einer Mahnung ein
- zeigt automatisch alle daraus resultierenden Mahnungsbriefe an
- bietet an, diese sofort automatisch per E-Mail zu versenden.
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ideeAdmin: Automatischer Personalimport
ideeAdmin ist eine Komponente von ideeOffice, die
zur Administration des Systems dient. Hier werden die firmenspezifischen Optionen,
Klassifizierungen, Briefvorlagen usw. eingestellt.
Mit ideeAdmin können auch die zur Abwicklung von Mitarbeiterideen
erforderlichen Personaldaten mittels einer als Zusatzoption erhältlichen Importschnittstelle
aus anderen Personalinformationssystemen, in denen sie bereits maschinell
gespeichert vorliegen, übernommen und automatisch aktuell gehalten werden.
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Für SAP R/3 HR gibt es eine spezielle Version des Personalimports, die eine sehr einfach in das
SAP Umfeld integrierbare ABAP/4 Anwendung beinhaltet und eine vollautomatische Datenreplikation
ermöglicht.
Für PAISY wird für den Personalimport auf Wunsch ein kleines Programm mitgeliefert, das
sehr einfach in das PAISY Umfeld integriert werden kann. Dieses PAISY-INFO erstellt eine
Importdatei, die mit
ideeAdmin direkt eingelesen werden kann.
ideeAdmin: Sicherer Zugriffsschutz
Es können beliebig viele Benutzer mit unterschiedlichsten Zugriffsrechten für
ideeOffice eingerichtet werden.
Das Programm ist sowohl für zentrale, als auch für Vorgesetzte einbindende
dezentrale Verbesserungssysteme sowie für Mischformen uneingeschränkt geeignet.
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Bei der Anmeldung kann man, sofern eine mehrsprachige Version installiert ist, zwischen deutscher,
englischer und französischer Benutzeroberfläche wählen. Dadurch eignet sich
ideeOffice beispielsweise auch für Firmen, die Werke im Ausland haben:
ideeAdmin: Frei definierbare Klassifizierungen
Völlig frei definierbare Klassifizierungen, z. B. nach Zielsetzung, Bereich, Funktion oder
Produkt, ergänzen das individuell anpassbare Datengerüst. Die Klassifizierungen haben
eine Explorer-Baumstruktur mit bis zu 10 Stufen (im Beispiel steht "Einsparung Energie Gas"
auf der 3. Stufe).
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ideeAdmin: Microsoft Word nahtlos integriert
Die in ideeOffice verwendeten Briefvorlagen werden mit Microsoft Word gestaltet.
Mit ideeOffice werden Briefvorlagen (Eingangsbescheide,
Gutachtenanforderungen, Mahnungen, Prämienbescheide usw.) mitgeliefert, die für Firmen mit einem neuen Ideenmanagement eine
wertvolle Hilfe sind. Selbstverständlich können die mitgelieferten Briefvorlagen
beliebig angepasst werden.
Die Briefe an Einreicher und Gutachter können, wenn der jeweilige Empfänger eine
E-Mail-Adresse hat, automatisch per E-Mail versandt werden; andernfalls müssen
sie am Drucker gedruckt und per Hauspost verteilt werden. Für den Versand per
E-Mail gibt es vielseitige Optionen zu Betreff, Text und Anhängen.
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Die mitgelieferten Briefvorlagen können mit Microsoft Word auf die eigenen Bedürfnisse angepasst,
durch eigene Briefvarianten ergänzt oder ersetzt werden.
Sofern das Vorschlagswesen bisher schon unter Einsatz eines Textverarbeitungsprogramms abgewickelt
wurde, können die vorhandenen Brieftexte in ideeOffice übernommen
werden.
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Der entscheidende Punkt ist das komfortable Einfügen von Variablen, die
in der Briefvorlage schattiert dargestellt sind.
Sobald eine ideeOffice Briefvorlage mit Microsoft Word bearbeitet wird,
erscheint in der
Symbolleiste von Microsoft Word ein mitgeliefertes Add-In für
die einfache und bequeme Auswahl von Variablen,
die später beim Senden bzw. Drucken mit den konkreten Namen, Adressen, Idee-Nr. usw. automatisch
ersetzt werden.
In der Explorer-Auswahl, die daraufhin eingeblendet wird, braucht man lediglich auf die
gewünschte Variable doppelzuklicken, um sie an der Cursorposition in
der Briefvorlage einzufügen.
ideeAdmin: Optionen
Aufbau- und Ablauforganisation des Ideenmanagements sind erfahrungsgemäß von Firma zu Firma
extrem unterschiedlich und üblicherweise auch in einer Betriebsvereinbarung oder Dienstvereinbarung festgeschrieben.
Ein Programm, dass sich den individuellen firmenspezifischen Anforderungen
nicht äußerst
flexibel anpassen kann, hätte sich niemals derart erfolgreich auf dem Markt
durchsetzen können.
Das folgende Beispiel zeigt Optionen für die Gutachten, die bei der Terminvorgabe und -verfolgung von Gutachten sowie bei der von manchen Anwendern genutzten Realisierungsüberwachung relevant sind.
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ideeTrainer
ideeTrainer, dass mitgelieferte Online-Handbuch auf Hypertextbasis ist
ebenso professionell und umfassend, wie die Software selbst.
ideeTrainer: Kontext-Hilfe
Vom Programm aus kann die zur jeweiligen Aufgabenstellung
genau passende Stelle im Online-Handbuch direkt und im jeweiligen
Kontext aufgeschlagen werden.
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ideeFirstSteps
ideeTrainer beinhaltet im Kapitel Einführung ein
Computer Based Training mit dem Namen
ideeFirstSteps. Damit erlernen Sie die Bedienung von
ideeOffice in zehn einfach
verständlichen Lektionen.
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ideeNotes
Einreicher können mit Hilfe der Zusatzoption ideeNotes - auch ohne
direkten Intranet-Zugang mittels ideeNet ® -
ihre Ideen auch über eine Lotus Notes Datenbank
papierlos einreichen. Als Muster für eine Notes Datenbank mit einem Beispiel-Formular wird
die ideeNotes.nsf mitgeliefert. Dieses Muster kann mit dem
Lotus Domino Designer sehr einfach firmenspezifisch angepasst und dann allen
Notes Anwendern auf einem Lotus Domino Server zugänglich
gemacht werden.
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Alle auf diesem Wege eingereichten Ideen können in ideeCenter mit dem Befehl
Extras | Import von Lotus Notes Datenbank automatisch mit Kurzbeschreibung,
bis zu 3 Langtexten, bis zu 10 Einreichern und bis zu 3 Anhängen in die
Ideen-Datenbank importiert und weiterbearbeitet werden.
ideeOffice: Systemvoraussetzungen
Microsoft Windows (Client)
- Microsoft Windows 2000 Professional Service Pack 4
- Microsoft Windows XP Professional
- Microsoft Windows Vista Business
- Microsoft Windows 7 Professional
Microsoft Word
- Microsoft Word 2000
- Microsoft Word 2002
- Microsoft Word 2003
- Microsoft Word 2007
E-Mail
- Über SMTP (Simple Mail Transfer Protokoll) direkt an den Mail Server
Microsoft Windows (Server)
- Microsoft Windows 2000 Server Service Pack 4
- Microsoft Windows Server 2003
- Microsoft Windows Server 2008
- Die SQL Version setzt als Datenbankserver den Microsoft SQL Server 2000, Microsoft SQL Server 2005 oder
Microsoft SQL Server 2008 voraus.
Ausführliche Beschreibung der Systemvoraussetzungen PDF 35 KB
ideeOffice: Lizenzgebühren
Die Lizenzgebühr für ideeOffice ist nach Ideenvolumen gestaffelt. Auf diese
Weise ist diese Ideenmanagement Software bereits für Firmen mit weniger als 100 Vorschlägen pro Jahr
wirtschaftlich einsetzbar.
Aktuelle weitere Informationen und Preise:
Infomappe
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