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ideeFix antwortet:
Aufbewahrungsfristen im BVW


Stimmt es, dass man Verbesserungsvorschläge zehn Jahre archivieren muss?

Keineswegs, auch wenn dies ein unter Ideenmanagern weitverbreitetes Märchen ist.

Die richtige Antwort finden Sie hier: Aufbewahrungsfristen im BVW

Automatisiertes Löschen oder Anonymisieren

In ideeCenter | Assistenten | Datenbank überarbeiten können Sie alte Ideen, die Sie nicht mehr zu archivieren brauchen, sehr einfach löschen oder zumindest anonymisieren:

Das Löschen, Anonymisieren oder Umsetzen von Ideen kann eingeschränkt werden auf:

  • Ideen, deren Idee-Nr. in einem bestimmten Intervall liegt.
  • Ideen, deren Abschlussdatum älter als ein bestimmtes Datum ist – oder – bei denen der jüngste Einreichervorgang ein Ergebnisbescheid ist, dessen Vorgangsdatum älter als ein bestimmtes Datum ist.

    Durch das Vorgangsdatum des jüngsten Ergebnisbescheides wird folgendes Beispielszenario unterstützt:

    • Nach einem Einspruch lässt ein BVW-Beauftragter das Abschlussdatum unverändert, weil er kurze Durchlaufzeiten reporten will.
    • Der neue Ergebnisbescheid auf Grund des Einspruches erfolgt erst nach diesem Abschlussdatum.
    • Beim Löschen von alten Ideen ist bei dieser Vorgehensweise daher nicht das Abschlussdatum maßgeblich, sondern das Vorgangsdatum des jüngsten Ergebnisbescheides.

  • Ideen, die eine bestimmte Abschlussbewertung haben. Dadurch wird folgendes Beispielszenario unterstützt:
    • Positiv bewertete Ideen werden schon nach Ablauf der gesetzlichen Verjährungsfrist von drei Jahren gelöscht.
    • Negativ bewertete Ideen, deren Schutz- oder Prioritätsfrist fünf Jahre läuft, werden erst nach fünf Jahren gelöscht.

Löschen

Beim Löschen werden die betreffenden Ideen vollständig gelöscht.

Außerdem können

  • nicht mehr verwendete Organisationseinheiten
  • Mitarbeiter, die nicht mehr als Einreicher, Entscheider, Gutachter, Koordinatoren und ähnliches mit Ideen verknüpft sind
  • über den Standard hinausgehende Briefvorlagen, die inzwischen nicht mehr genutzt werden

automatisch mitgelöscht werden.

Damit nach dem Löschen von Mitarbeitern wieder sämtliche aktuell im Unternehmen beschäftigten Mitarbeiter, also auch diejenigen, die bisher noch nicht im Ideenmanagement als Einreicher, Entscheider, Gutachter, Koordinatoren und ähnliches in Erscheinung getreten sind, in der Datenbank gespeichert sind, kann man anschließend die aktuellen Personaldaten mit dem dafür vorgesehenen Assistenten importieren. Dabei werden auch die Organisationseinheiten auf den aktuellen Stand ergänzt.

Anonymisieren

Anders als beim Löschen von Ideen werden beim Anonymisieren lediglich die Bezüge zu personenbezogenen Daten gelöscht. Die Idee an sich bleibt erhalten, sodass die Historie des Ideenmanagements nicht wie beim Löschen vollständig vernichtet wird. Die anonymisierten Ideen können weiterhin in der Datenbank gefunden werden und sind mit ihren wesentlichen Details abrufbar.

  • Kurzbeschreibung: Worum ging es bei der Idee?
  • Langtexte: Worin bestand der Vorschlag und welches Ergebnis hatte er?
  • Kalendarium: Eingangsdatum, Abschlussdatum, ...
  • Klassifizierungen: Sachgebiet, Bewertungsergebnis, ...

Diese Kerninformationen sind in vielen Unternehmen genau das, was man in ideeNet bei Ideen Dritter (bei denen man weder als Einreicher noch als Entscheider oder Gutachter beteiligt ist) sehen darf. Insofern bleibt nach der Anonymisierung der relevante Kern der Informationen zu den jeweiligen Verbesserungsvorschlägen dauerhaft für jedermann zugänglich, ohne dass der Schutz personenbezogener Daten beeinträchtigt wird.
Praxisbeispiel einblenden.

Umsetzen auf Koordinator

Diese Möglichkeit wird hauptsächlich genutzt, um abgeschlossene Ideen in ein Archiv zu stellen, in dem sie nicht mehr verändert werden können.


Mehr zum Datenbank überarbeiten finden Sie Ihrem Handbuch in der Kontexthilfe zu diesem Assistenten. Siehe auch: Koblank und EU-DSGVO.