Schlankes Ideenmanagement
bei der profine Group

2.200 Mitarbeiter in Berlin, Pirmasens und Troisdorf / Koblank Software im Einsatz
 

Die profine Group ist der weltweit führende Hersteller von Kunststoffprofilen für den Fenster- und Türenbau. Wolfgang Fischer leitet von Troisdorf aus das "profine Ideenmanagement". Was sind seiner Meinung nach heutzutage die wichtigsten Erfolgsfaktoren im Ideenmanagement?

Wolfgang Fischer

Die profine Group ist der weltweit führende Hersteller von Kunststoffprofilen für den Fenster- und Türenbau sowie namhafter Anbieter von Sichtschutz-Lösungen und PVC-Platten mit einem Jahresumsatz von rund 870 Mio. Euro in 2008.

Der Marktanteil liegt in Deutschland bei 37%, in Europa bei 22%.

In der profine Group sind die Marken KBE, Kömmerling und Trocal vereint. In Deutschland sind an drei Standorten ca. 2.200 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter beschäftigt.

Weltweit sind es ca. 3.700 Beschäftigte an insgesamt 28 Standorten in 21 Ländern.

Seit wann gibt es bei Ihnen ein Vorschlagswesen und wie hat es sich seither entwickelt?

Die Geschichte des Betrieblichen Vorschlagswesens hat an den Standorten in Deutschland eine unterschiedliche Vergangenheit. Am Standort Troisdorf, an dem ich tätig bin, gibt es das BVW/Ideenmanagement seit über dreißig Jahren.

Mitte der 90er Jahre habe ich als Beauftragter für das BVW einen grundlegenden Wandel vom klassischen, anonymen BVW hin zu einem transparenten und erfolgreichen System, dem "Troplast Ideenmanagement" umsetzen können. Der Name Troplast stammt von der damaligen Firmenbezeichnung HT Troplast AG. Bis 2003 hatten wir Beteiligungsquoten von bis zu 0,6 Ideen/MA, in einzelnen Produktbereichen bis > 1 Ideen/MA.

Gibt es bei Ihnen Besonderheiten, die Ihr Ideenmanagement von dem anderer Firmen unterscheidet?

Wir haben zum 1.9.2009 eine Gesamtbetriebsvereinbarung für die deutschen Standorte verabschiedet. Zentraler Punkt dieser Vereinbarung ist ein schlanker Prozess von der Erfassung der Ideen bis zur abschließenden Bewertung. Es sind bei der Mehrheit der Ideen nur der Ideengeber, der Ideennehmer und der Standortkoordinator in die Bearbeitung eingebunden. Bei Ideen mit einem rechenbaren Nutzen sind noch das Controlling für die Quantifizierung des Nutzens und der Beauftragte beteiligt.

proidee Prozess      Bild vergrößern

Haben Sie eine Kommission, die über Ideen entscheidet?

Eine Kommission zur Entscheidungsfindung ist in der Betriebsvereinbarung nicht vorgesehen. Diese Konstellation ist aus meiner Sicht heute Standard bei Firmen, die ein erfolgreiches Ideenmanagement mit schlanken und schnellen Prozessen haben. Aus Gesprächen mit anderen Beauftragten weiß ich, dass vergleichbare Abläufe dort an der Tagesordnung sind.

In welchen Rollen beteiligen sich Ihre Mitarbeiter am Vorschlagswesen und wie viele sind das?

An den deutschen Standorten Berlin, Pirmasens und Troisdorf sind es ca. 2.200 Beschäftigte. Ideen einreichen dürfen alle Beschäftigte nach BetrVG, d.h. nur die Leitungsebene ist faktisch von der Einreichung ausgenommen. Für die Unterstützung vor Ort und die Begutachtung der Ideen sind zurzeit ca. 100 Prozessverantwortliche, Ideenmoderatoren und Gutachter benannt.

Wie werden die Standorte koordiniert?

Jeder Standort verfügt über einen Standortkoordinator, wobei nur der Koordinator am Standort Pirmasens eine Vollzeitstelle hat. Denn hier gilt es, das Ideenaufkommen und die Belange von rund 1.200 Beschäftigen zu koordinieren. Die Koordinatoren an den anderen Standorten werden von mir nach Kräften unterstützt.

Sie setzen seit 1992 die Koblank e-Ideenmanagement Software ein. Welche Erfahrungen haben Sie seither damit gemacht?

ideeNet Startseite bei Profine          Bild vergrößern

Wenn ich an die Anfangsjahre zurückdenke, dann muss ich schmunzeln. Da war die Software noch im DOS-Modus und wurde über Menüziffern bedient.

1995/96 kam dann die erste Windows-Version mit Access als Datenbasis. Wir hatten bis 2008 noch die Accesslösung, allerdings mit der aktuellen Software im Einsatz. 2008 habe ich dann auf SQL umgestellt.

Aber zurück zur Vergangenheit. Wir haben nach einer Pilotphase zum 1.1.2002 auf papierlose Bearbeitung mit ideeNet umgestellt. Die Software wurde im Laufe der Jahre kontinuierlich weiterentwickelt.

Werden bei Koblank auch die Kunden an dieser Weiterentwicklung beteiligt?

Ich glaube, ich kann mit Stolz behaupten, dass wir mit unseren Anregungen an der Weiterentwicklung beteiligt waren. Fragestellungen, Anregungen oder Probleme wurden und werden im Dialog mit der Firma Koblank schnell und kompetent geklärt. Zum Schluss noch eine Bemerkung: Besonders gut finde ich, dass die Koblank GmbH nicht jeden Gedanken blindlings programmiert.

Hat die Firma Koblank speziell für Sie kundenspezifische Anpassungen programmiert?

Die Software stellt auf Grund der vielfältigen Konfigurationsmöglichkeiten ein hervorragendes Werkzeug für alle mir bekannten Formen von BVW und Ideenmanagement dar. Alle Kunden haben das gleiche Werkzeug und keine kundenspezifischen Lösungen. Das erleichtert und fördert den Erfahrungsaustausch unter den Anwendern.

proidee Plakat      Bild vergrößern

Was schätzen Sie besonders an dieser Software?

Vor allen Dingen die hohe Flexibilität, die es erlaubt die Software mit wenigen Handgriffen an sich veränderte Prozesse anzupassen. Ich habe im Zuge der Neugestaltung unseres Ideenmanagements mit einer neuen Datenbank bei Null begonnen. Sowohl der Workflow, als auch die notwendigen Klassifizierungen, der Import der notwendigen Personaldaten, der Aufbau der Abteilungsdaten mit zugeordneten Auftragnehmern und Koordinatoren und das komplette Design von ideeNet war innerhalb weniger Tage erledigt. Nicht zuletzt auf Grund meiner langjährigen Erfahrung mit der Software und der schnellen und qualifizierten Unterstützung durch die Koblank GmbH.

Wie haben Sie Ihre Mitarbeiter für das neue Ideenmanagement geschult?

Wir haben in sieben Veranstaltungen im Oktober 2009 die Prozesseigner und Ideenmoderatoren mit den Zielsetzungen unseres proidee - dem Ideenmanagement der profine GmbH und der Bedienung von ideeNet vertraut gemacht. Die Resonanz zur Software ist einheitlich: Leicht zu bedienen, absolut benutzerfreundlich und schnell.

Am meisten aber profitieren die Standortkoordinatoren und ich selbst von dem neuen Prozess und der angepassten Software. So kommen wir für alle Ergebnisse mit nur fünf Briefen aus, die sich automatisch mit den notwendigen Informationen für den jeweiligen Standort darstellen.

Wie sieht es mit der Verbindung zu SAP aus?

Der Import der Personalstammdaten aus SAP/HR wird von uns schon seit Jahren praktiziert. Dabei werden nicht nur neue Mitarbeiterdaten eingefügt; es werden alle Mitarbeiterdaten auf den aktuellen Stand gebracht. Der Import wird automatisch zeitgesteuert ausgeführt, so dass von uns keine weiteren Eingriffe notwendig sind.

Als I-Tüpfelchen sehe ich die hoch flexible Schnittstelle für den Export der Prämien zum Import in andere HR-Systeme wie z.B. SAP/HR. Auf Knopfdruck wird automatisch eine entsprechend aufgebaute Importdatei erstellt, die von den HR-Kollegen direkt in den laufenden Abrechnungsprozess eingespielt wird.

Was sind - losgelöst von der Software - Ihre nächsten Pläne für Ihr Ideenmanagement?

Zunächst einmal möchte ich mit allen beteiligten Kolleginnen und Kollegen den Prozess stabilisieren und ein dauerhaft hohes Niveau bei der Anzahl der eingereichten Ideen, der Beteiligung der Beschäftigten und dem rechenbaren Nutzen für das Unternehmen erreichen. Die Software ist hierbei ein geeignetes Hilfsmittel. Ausschlaggebend ist der schlanke Prozess, der von allen mit Leben gefüllt werden muss.

Vielen Dank für dieses Interview.

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