Dr. phil. nat. Ottmar Kling †

Anfang der 1980er Jahre kam der "IBM Personal Computer" auf den Markt. Der damalige Leiter des BVW bei Carl Zeiss in Oberkochen war der erste in Deutschland, der die Chancen des IBM-PC für das Ideenmanagement erkannte. Gemeinsam mit Peter Koblank stellte er 1984 die Weichen für eine PC-Standard-Software für das Vorschlagswesen. Dr. phil. nat. Ottmar Kling, Diplom-Chemiker, ist am 31. Oktober 2005 in seinem 80. Lebensjahr nach schwerer Krankheit verstorben.

Zeiss-Brille gegen Betriebsblindheit

Was tut ein PC beim BVW?

Dr. Klings IBM "XT" (Baujahr 1984, Bild rechts) hatte einen Intel 8088-Prozessor, 256 KB Hauptspeicher, 10-MB-Festplatte und ein 360-KB-Floppy Disk-Laufwerk. Gedruckt wurde auf einem Epson Matrixdrucker mit Endlospapier.

Die Ur-Version der heutigen Koblank © e-Ideenmanagement Software lief unter dem Betriebssystem DOS - von graphischer Oberfläche noch keine Rede:

BVW-Menü vor 25 Jahren

VV-Übersicht

VV-Stammdaten

Rückblick 1984 Das Betriebliche Vorschlagswesen bei Carl Zeiss kann heute auf eine über 80jährige Geschichte verweisen. Zwar wurde es erst 1952 in Oberkochen, dem heutigen Sitz des Stiftungsunternehmens, eingeführt, doch schon 1903 forderte die Geschäftsleitung, damals noch in Jena, die Mitarbeiter durch einen Anschlag auf, "Vorschläge zur Verbesserung der Betriebseinrichtungen zur Erzielung von Ersparnissen irgend welcher Art, kurz zur Hebung und Entwicklung des Unternehmens, zu unterbreiten". Heute ist Dr. Ottmar Kling für das Betriebliche Vorschlagswesen zuständig. Seit der Übernahme dieser Aufgabe vor fünf Jahren hat er es durch Engagement und Einfühlungsvermögen verstanden, die Zahl der eingereichten Vorschläge (Motto: Die Zeiss-Brille gegen Betriebsblindheit) zu verdoppeln. In die Welt der Fachausdrücke führt er schmunzelnd wie folgt ein: "Bei uns heißt das Betriebliche Vorschlagswesen BVW, ein Verbesserungsvorschlag VV und der BBV schließlich, bin ich selbst. Das ist der Beauftragte für das Betriebliche Vorschlagswesen." Zeit für die Aktivierung der Mitarbeiter Um nicht zuviel Zeit auf die Verwaltung der knapp 400 pro Jahr eingereichten Ideen verwenden zu müssen, hat sich Kling schon früh um eine DV-Lösung für das BVW gekümmert. "Ich möchte meine Zeit für die Aktivierung der Mitarbeiter verwenden", bekräftigt er und verweist stolz auf seinen IBM-PC/XT, mit dem er nun schon seit dem Herbst 1984 arbeitet. Nicht immer hatte Kling soviel Gelegenheit, seine Gedanken auf Inhaltliches zu lenken. Ein umfangreiches Karteikartensystem, mit dem nicht nur eingereichte Ws erfasst, sondern auch Termine verfolgt, Prämienbescheide oder Ablehnungen erstellt und nicht zuletzt auch bereits ältere Vorschläge aufgrund eines ausgeklügelten Suchsystems wiederauffindbar gemacht werden mussten, nahm viel Zeit in Anspruch. Auf der Suche nach Software Kling ging auf die Suche nach einem Programm, das ihn von Verwaltungsarbeit befreit. Er besuchte viele seiner Kollegen, die er aus dem DIB kannte. Im Deutschen Institut für Betriebswirtschaft tauschen die Beauftragten für das Verbesserungsvorschlagswesen regelmäßig ihre Erfahrungen aus. Auch der Zeiss-Beauftragte hat dort schon Vorträge gehalten. Was er jedoch bei seinen Kollegen sah, löste sein Problem nicht: "Verschiedene Firmen haben entsprechende Verwaltungsprogramme im Einsatz. Aber bei kleineren Systemen, die auf spezieller Hardware laufen, hätte ich Durchsetzungsschwierigkeiten bei meiner DV-Abteilung bekommen und andere Programme waren einfach eine Schuhnummer zu groß für uns." Was also tun? Kontakt mit Peter Koblank Kling nahm Kontakt mit Peter Koblank auf. Der Aalener Geschäftsleiter der SES Electronics-GmbH ist schon lange Zeiss-DV-Partner für IBM Personal Computer und fand sich schnell bereit, ein BVW-Programm für den IBM-PC zu entwickeln. Kling erstellte ein Grobkonzept und die SES entwickelte ein Programm, das heute ein Obermenge all der Pakete ist, die Kling bei seinen DIB-Kollegen sah. Im September letzten Jahres war es dann so weit. Kling bekam einen PC/XT mit dem BVW-Paket. Vielleicht kennzeichnend für den Arbeitsplatz eines BBV ist, dass auf seinem Monitor eine getönte Glasscheibe von Schott angebracht ist. Wenn sie sich als geeigneter Blendschutz erweist, werden wohl bald mehr solcher Scheiben bei Zeiss zu finden sein. Insgesamt sind dort immerhin 70 IBM-PCs installiert. Zunächst führte Kling noch in Doppelarbeit das Karteisystem weiter, damit alte Vorschläge nicht verloren gehen. Heute wird nur noch in Ausnahmefällen nicht der PC zu Rate gezogen. Seine Ansprüche an das System fasst der BBV so zusammen: "Das Programm sollte umfangreich sein und mir beispielsweise auch die statistischen Auswertungen für das DIB abnehmen. Andererseits musste es einfach zu bedienen sein, denn ich verstehe nichts von EDV. Ich will ein Auto mit dem ich fahren kann, ohne erst KFZ-Mechaniker-Meister werden zu müssen." Die Benutzerführung und das Programm der SES erfüllen die gestellten Bedingungen. Über eine Batch-Datei wurde eine kleine Menüführung gebastelt, die neben dem BVW-Programm auch das Textpaket Wordstar und einige DOS-Tools wie Sichern und Formatieren von Disketten umfasst. Noch kein Anschluss zum Rechenzentrum Noch nicht realisiert ist der Anschluss an das Rechenzentrum. "Ich brauche zwar ein paar Personaldaten, aber selbstverständlich längst nicht alle. Außerdem entstehen in meinem Programm keine Daten, die firmenweit nutzbar wären. In ferner Zukunft könnte man trotzdem vielleicht etwas finden, wo der Anschluss an den Großrechner sinnvoll ist: doch noch die Übernahme der benötigten Daten beispielsweise; oder auch eventuell der DFÜ-Verkehr mit unseren anderen Werken", überlegt Kling. Das BVW-Programm arbeitet menügesteuert. Es ist in Cobol geschrieben und bezieht geschickt die Funktionstasten in die Arbeit ein. Unter einer Merk- und Suchzeile, in die der Benutzer die aktuelle Stammnummer, die Nummer des Verbesserungsvorschlags sowie einen Suchtext und die Kostenstelle eingeben kann, zeigt das Hauptmenü die vier Arbeitsbereiche: Verwalten und Anzeigen einzelner Vorschläge und Personendaten, Übersichten, Listen und Briefe. Im wesentlichen werden zwei Dateien verwaltet: eine Personal-Datei, in der sowohl Gutachter als auch Einreicher geführt werden und die Datei der Verbesserungsvorschläge selbst. Ergänzt wird dieses System durch eine Fülle von Textbausteinen, die mit Wordstar erstellt werden. Automatische Eingangsbestätigungen Ein eingereichter Vorschlag wird bei der Annahmeprüfung mit Datum, Adresse, Kostenstelle des Einreichers und Aussagen für Statistiken (Mann/Frau, Arbeiter/Angestellter etc.) ergänzt. Nach der Prioritätsprüfung, in der Überschneidungen mit anderen Vorschlägen kontrolliert werden, bekommt der Vorschlag eine Nummer, die ihn nun im System ständig begleitet. Kling hat sich einiges ausgedacht, diese Nummer zur Motivation der Belegschaft zu nutzen. Jeder zehnte Vorschlag wird mit einer kleinen Prämie bedacht. Jeder Ersteinreicher erhält ein Präsent. Die automatisch erstellte Eingangsbestätigung enthält über Textbausteine jeweils die Benachrichtigung des Einreichers, ob und mit welchem Präsent er überrascht wird. Alle zwei Monate bekommt er dann einen Zwischenbescheid, in welcher Phase sein Vorschlag steht. Automatische Terminverfolgung Damit diese Bearbeitungsphase eines Vorschlags nicht zu lang währt, gibt es Mahnbescheide an die Gutachter, die einen Vorschlag bewerten sollen und ihn vergessen. "Es kommt schon mal vor, dass so ein Vorschlag auf dem Schreibtisch vergraben wird", gesteht Kling. Zur Erinnerung würden dann diese Briefe verschickt. "Termine sind nur Termine, wenn sie auch verfolgt werden", doziert der BBV. Er habe zwar keine Weisungsbefugnis gegenüber den Gutachtern, aber so eine Erinnerung habe schon ihren Effekt. Wenn man mit dem gelernten Chemiker redet, der früher Leiter einer Zeiss-Forschungs- und Entwicklungsabteilung war, merkt der aufmerksame Zuhörer allerdings, dass nicht nur die programmerstellten Mahnungen ihren Effekt haben. Kaum ein Gutachter wird einer persönlichen Erinnerung durch den angesehenen BBV widerstehen können. Der Computer ist eben nur Hilfsmittel. Statistiken Statistische Auswertungen sind die Stärken des Systems. Keine mühselig zusammengetragenen Strichlisten und Kolonnenadditionen mehr. Auch die Auswertungen für das DIB sind nun auf Knopfdruck zur Hand, wenn die nächste Tagung ansteht. "Diese Tätigkeit war immer eine der aufwendigsten", erinnert sich Kling. "Aber ich möchte die Zahlen zum Sprechen bringen." Heute ist er froh, dass über Statusabfragen die einzelnen VVs schnell eingeordnet werden. Wie viele Vorschläge wurden eingereicht, wie viel prämiert, wie viele sind in Bearbeitung, welche Prämien wurden gezahlt. "Der älteste, noch offene Vorschlag ist aus dem Jahr 1980", berichtet der erfahrene Zeissianer. "Der Einreicher ist bereits gestorben, aber die Erben haben natürlich einen Anspruch, wenn es zur Realisierung kommt." Erheblicher Einführungsaufwand und viele Konsequenzen, die wahrscheinlich dem Einreicher überhaupt nicht klar waren, haben den "Veteran-VV" verursacht. In der Regel ist die Bearbeitung eines Vorschlags in zwei Monaten abgeschlossen. Prüfungsausschuss und Prämienzahlung Auch der Prüfungsausschuss profitiert von der Rationalisierung in der Verwaltung der VVs. Vor jeder Sitzung erstellt Kling eine Liste der zur Entscheidung anstehenden Vorschläge, ergänzt durch einige Basisdaten und einen kurzen Kommentar. Durch handschriftlich eingetragene Entscheidungen wird die Aufstellung zum Sitzungsprotokoll. Bis 200 Mark sind Prämien steuerfrei. Kling lässt es sich nicht nehmen, diese persönlich zu überreichen. Damit auch die Buchhaltung über Prämienausschüttungen informiert ist, erstellt das Programm eine nach Lohn und Gehalt getrennte Liste, die eine Übersicht über Prämien und eventuelle Vorschüsse gibt. "Eine Überspielung der Daten in die Buchhaltung wäre den Realisierungsaufwand nicht wert", konstatiert Kling. Schon die übersichtliche Liste tue da bessere Dienste als seine vorherigen handschriftlichen Aufzeichnungen. Und noch einen Grund gibt es für den Verzicht auf die Buchhaltungskopplung. Das BVW-Paket wird von SES seit der Realisierung auch allgemein vermarktet. Das Plazet von Zeiss gibt es, denn man ist überzeugt von dem Produkt. (tw) Auszug aus Zeiss-Brille gegen Betriebsblindheit

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