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ideeFix antwortet:
Aufbewahrungsfristen im BVW


Stimmt es, dass man Verbesserungsvorschläge zehn Jahre archivieren muss?

Keineswegs, auch wenn dies ein unter Ideenmanagern weitverbreitetes Märchen ist.

Die richtige Antwort finden Sie hier: Aufbewahrungsfristen im BVW

In ideeCenter | Assistenten | Datenbank überarbeiten (Version 4.26.3 oder älter: ideeAdmin | Tools | Datenbank überarbeiten) alte Ideen, die Sie nicht mehr zu archivieren brauchen, sehr einfach löschen:

Beispiel: Wenn Sie Anfang 2010 die letzten 5 Jahre archivieren wollen, so sind dies die Jahrgänge 2009, 2008, 2007, 2006 und 2005. Ideen die am 31.12.2004 oder davor abgeschlossen waren, können gelöscht werden.

Stellen Sie daher in diesem Beispiel das Datum auf den 31.12.2004:

Wenn Sie jetzt auf die Schaltfläche Start Überarbeiten klicken, werden alle Ideen gelöscht, die bereits seit 2004, 2003, 2002 oder noch länger abgeschlossen sind.

Gleichzeitig werden Organisationseinheiten gelöscht, die es bei den nach Ihrer Löschaktion übriggebliebenen aktuellen Ideen nicht mehr gibt. Die entsprechende Option sollten Sie markieren bzw. markiert lassen.

Auch alle Mitarbeiter, die seither keine Ideen mehr eingereicht haben, keine Aufträge zu erledigen hatten, keine Mitglieder von Einreichergruppen (ideeNet®) sind und auch keine Koordinatoren sind, sollten bei der Gelegenheit gelöscht werden. Dies betrifft inzwischen ausgeschiedene Mitarbeiter, aber auch noch im Unternehmen beschäftigte Mitarbeiter, die sich am Ideenmanagement in den letzten Jahren nicht mehr beteiligt haben. Wenn Sie ideeNet® einsetzen, sollten Sie anschließend einen Personaldatenimport durchführen, damit Sie wieder die komplette aktuelle Belegschaft haben und sich jeder - auch erstmals - in ideeNet® anmelden kann.

Ebenfalls gelöscht werden sollten alte Briefvorlagen, die Sie oder Ihre Vorgänger irgendwann einmal durch Duplizieren erstellt haben, die aber seither nie mehr verwendet wurden.

Nach Klicken auf die Schaltfläche Start Überarbeiten erscheint eine Meldung, dass Sie vor dem Überarbeiten der Datenbank eine Datensicherung durchführen müssen. Wenn Sie eine Access Version einsetzen, brauchen Sie einfach nur die ideeData.mdb zu kopieren. Wenn Sie die SQL Version einsetzen, werden Sie sich zunächst mit Ihrer IT abstimmen müssen, um dann das Datenbank Überarbeiten später zum geeigneten Zeitpunkt durchzuführen.

Bei der Access Version und bei der SQL Version ist sicherzustellen, dass während des Überarbeitens der Datenbank exklusiver Zugriff besteht, dass also niemand sonst mit ideeOffice oder ideeNet® arbeitet. Wenn Sie ideeNet® einsetzen, ist dies ein weiterer Grund, sich mit Ihrer IT abzustimmen.

Das Überarbeiten der Datenbank wird anschließend protokolliert mit den Zahlen rechts am Ende der jeweiligen Zeilen:

In der Kontexthilfe sind weitere Möglichkeiten beschrieben.

Beispielsweise können Sie alte Ideen auf einen Archiv-Koordinator umzusetzen, mit dem sie vor nachträglichen Veränderungen geschützt sind. Dies werden Sie aber nicht tun wollen, da die Ideen dann immer noch gespeichert sind und angezeigt werden, obwohl ihre Aufbewahrung ja überhaupt nicht mehr erforderlich ist.

Weiterhin besteht die Möglichkeit, unabhängig vom Abschlussdatum ganze Idee-Nummernbereiche zu löschen, beispielsweise mit Idee-Nr. von 2001-0001 bis 2004-9999 alle Ideen, die zwischen 2001 und 2004 eingegangen sind.


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